Tips voor cultureel intelligente vergaderingen

15 februari 2012 - ‘Ter zake.’ Een bekende uitspraak voor een ieder die regelmatig vergadert. In het westen tenminste en daar betekent het ‘genoeg gekletst, tijd om knopen door te hakken’. Daar vergaderen we immers voor. Maar dat is niet overal de reden om samen te komen. In veel andere culturen zijn vergaderingen met name bedoeld om relaties te onderhouden en de onderlinge band te versterken.

Management Issues gaat in op internationale vergaderverschillen en geeft tips voor cultureel intelligente vergadervoorzitters. 

Diverse redenen om te vergaderen
Ten eerste een impressie van waarom mensen in verschillende landeneigenlijk vergaderen.
Verenigde Staten: de vergadering is over het algemeen bedoeld om informatie en input te verzamelen. Van deelnemers wordt verwacht dat ze goed voorbereid zijn en ter plekke in staat zijn de alternatieven te vergelijken en te analyseren.
Japan: de vergadering is met name bedoeld om al genomen beslissingen te communiceren. De deelnemers onderzoeken de alternatieven net zo grondig als hun Amerikaanse collega’s maar doen dit onderling en voorafgaand aan de vergadering om zo openlijke conflicten te voorkomen.
Mexico: de vergadering is bedoeld om relaties te verstevigen en het vertrouwen te versterken. Zodra dat vertrouwen er is, is beslissingen nemen relatief makkelijk en snel.
Nederland: de vergadering is bedoeld om alle zwakke punten van en kritiek op een bepaalde aanpak of plan boven tafel te krijgen. Het is niet nodig om uitgebreid te praten over dingen die goed gaan. 

Vier vaardigheden
Tegenwoordig wordt er steeds meer vergaderd met mensen uit andere culturen. Om dergelijke multiculturerle vergaderingen te laten slagen, is een cultureel intelligent voorzitter vereist. Zo’n voorzitter beschikt over de volgende vier vaardigheden: 

1. Betrokkenheid: interesse tonen, vertrouwen uitstralen en de motivatie om culturen met elkaar in overeenstemming te brengen.
De voorzitter ziet de culturele diversiteit van het vergaderteam als toegevoegde waarde die tot een betere uitkomst kan leiden. Ontstaat er een conflict, dan zet de voorzitter alles op alles om de deelnemers weer op één lijn te krijgen. 

2. Kennis: begrip van culturele kenmerken en verschillen
De cultureel intelligente vergadervoorzitter begrijpt bijvoorbeeld dat teamleden uit bepaalde culturen minder geneigd zijn ‘hun mond open te doen’ tijdens een vergadering, met name niet als dit mogelijk kan leiden tot conflicten. Tegelijkertijd weet deze voorzitter dat deelnemers uit andere culturen juist geloven dat ze goed bijdragen aan een vergadering door de ander assertief te confronteren met hun tegengestelde mening.
De cultureel intelligente voorzitter is zich er tegelijkertijd terdege van bewust dat iemand niet per se voldoet aan het culturele stereotype omdat hij of zij nu eenmaal een bepaalde achtergrond heeft. Iemand uit Japan kan immers opgeleid zijn in de VS en het bijbehorende gedrag over hebben genomen. Of iemand reageert niet vanuit zijn/haar achtergrond, maar op basis van wat hij/zij denkt dat er verwacht wordt. 

3. Strategie: diverse culturen met elkaar in overeenstemming brengen
De cultureel intelligente voorzitter houdt rekening met de aspecten die nodig zijn om het doel van de vergadering te behalen. Hij of zij praat bijvoorbeeld van tevoren een op een met degenen die directe conflicten tijdens vergaderingen uit de weg gaan. Of de leider bereidt deelnemers voor op een brainstormsessie door ze vooraf te vertellen dat van iedereen drie ideeen worden verwacht. 

4. Actie: verbaal en nonverbaal gedrag met elkaar in overeenstemming brengen
De cultureel intelligente voorzitter zal de vergadering tenslotte leiden op een manier die zowel autentiek is als aangepast aan de groepssamenstelling en – dynamiek. Hij of zij vergeet het doel niet uit het oog en zorgt er voor dat iedere deelnemer zich gerespecteerd, gehoord en betrokken voelt.

Gerelateerde nieuwsitems